نحوه اداره کردن افراد

درك نيازهاي افراد

نيازهاي افرادبسيار فراتر از نيازهاي اوليه مانند شرايط مطلوب كار و حقوق مناسب هستند، اما در عين حال ارضاي نيازهاي سطوح بالاتر از قبيل افتخار بكار و مشاركت در جهت تحقق اهداف جمعي، بدون برآورده كردن نيازهاي اوليه امكان پذير نيست.

تأمين نيازها افراد

افراد نيازهاي مختلفي دارند. نيازهاي سطح پايين شامل نياز به حقوق، شغل، امنيت شغلي و شرايط كاري مناسب هستند. شما بايد اين قبيل نيازها را برآورده كنيد، اما اينكار به تنهايي نمي‌تواند رضايت افراد را بدنبال داشته باشد. كوتاهي در برآورده كردن نيازهاي اوليه در اغلب موارد موجب نارضايتي كاركنان مي شود. از سوي ديگر، احساس رضايت زماني درافراد ايجاد مي شود كه نيازهاي سطوح بالاتر آنها، مانند احساس مسئوليت، پيشرفت و رشد فردي نيز برآورده شوند.

افتخار به كار خود

افراد بايد احساس كنند كه كمك هاي آنها با ارزش  و منحصر به فرد است. اين احساس گاه به شكل فردي و گاه به شكل گروهي است. بعنوان مثال فردي كه در يك خط توليد كار مي‌كند ممكن است از عملكرد فردي خود، مثلاً بخاطر نصب در اتومبيل، احساس رضايت كند و در عين حال نسبت به اتومبيلي كه در توليد آن نقش داشته است نيز احساس افتخار كند. بعنوان يك مدير، سعي كنيد از اين احساس غرور و افتخار افراد بهره برداري كنيد و بخاطر توانايي خود در هدايت كاركنان و كسب نتايج ارزنده از فعاليت هاي آنان به خود بباليد. هم مديريت و هم كاركنان بايد از اين كه به يك سازمان موفق و شناخته شده تعلق دارند احساس سربلندي كنند.

شناسايي علل رضايت در افراد

- نيازهاي سطح پايين

شرايط:

ساعات كاري معقول،‌محيط كاري خوشايند، و تجهيزات كافي: «شرايط فيزيكي محيط كار مورد تأييد من است.»

نظارت:‌

تفويص اختيار و تشويق و تقويت از سوي مديران مستقيم: «از نحوه برخورد افرادي كه بركارم نظارت دارند راضي هستم».

ايمني:‌

اعتماد به آينده سازمان و داشتن احساس تعلق:«احساس خوبي در مورد آينده سازمان دارم».

مديريت:‌

درك روش هاي مديريتي :‌«به نظر من سازمان در حال ايجاد تغييرات لازم براي حفظ قدرت رقابتي خود هست».

ارتباط :

آگاهي كامل از برنامه سازمان و مشاركت در برنامه ريزي: «من با استراژي هاي سازمان آشنا هستم و نسبت به آنها احساس وابستگي مي‌كنم».

- نيازهاي سطح بالا

علاقه مندي به شغل :

احساس رضايت ناشي از محتواي شغل و انجام آن«نوع كاري كه انجام مي دهم را دوست دارم».

موفقيت:

انگيزه دست يابي به اهداف كوتاه مدت و انجام وظايف با اثربخشي بالا: «بخاطر كار خود، احساس موفقيت مي كنم».

تعهد:

لذت ناشي از احساس تعلق و وابستگي به سازمان :‌«از اين كه بگويم با اين سازمان كار مي كنم احساس غرور ميكنم».

مسئوليت:

الزامات شغلي كه ممكن است به فرد فشار بياورند اما عادلانه و ارضا كننده هستند: «مقدار كاري كه قرار است انجام دهم را با كمال ميل انجام خواهم داد.»

هويت پذيري:‌

شناسايي جايگاه واقعي فرد در برنامه كلي سازمان: «ميدانم كه ارتباط كار من با استراتژي هاي سازمان چيست».

ايجاد اعتماد به نفس

گاهي اوقات افراد بر اثر عوامل مختلفي از قبيل تشويش و نگراني دچار نوعي عدم اعتماد به نفس مي شوند. قدرداني، ارجاع وظايف مهم، و دادن اطلاعات كامل به افراد، اعتماد به نفس از دست رفته را به آنان باز ميگرداند.

كاهش عدم اعتماد به نفس در كاركنان

بعضي افراد بهتر از ديگران مي توانند كمبود اعتماد به نفس خود را پنهان كنند، اما شما گول نخوريد. همه دوست دارند عملكرد خوبشان مورد تأييد و تشويق قرار بگيرد وكسي به آنها بگويد كه هم بخاطر خودشان و هم بخاطر كارهايي كه انجام داده اند و مي دهند مورد تأييد و احترام هستند. تعريف و تمجيد از افراد شيوه اي مؤثر (و البته اقتصادي) براي افزايش ميزان اعتماد به نفس آنها است. اگر مطمئن شديد كه فردي لياقت تعريف و تمجيد را دارد، با توجه به شرايط موجود از شيوه هاي مناسب براي اينكار استفاده كنيد.

تقويت اعتماد به نفس

در طول جلسات گروهي اجازه بدهيد همه به نوبت صحبت كنند. اينكار اعتماد به نفس افراد(بويژه افراد كم حرف) را بالا مي برد.

به افراد اعتماد به نفس كاذب ندهيد. اگر اطلاعات خوبي ندارند، صراحتاً به آنها بگوييد. اگر احساس كرديد كاري خارج از توان كاركنان شما است، بلافاصله به كمك آنها بشتابيد.

ايجاد زمينه مشاركت

مشاركت واقعي در انجام كارها موجب افزايش اعتماد به نفس مي شود. اين امر زماني امكان‌پذير است كه كارمندان- بصورت انفرادي يا گروهي- اطلاعات خود را باهم در ميان بگذارند و به اين ترتيب عملاً بر فعاليت هاي سازمان اثر گذار باشند. مزيت اينكار در خاطر انگيزه بيشتري پيدا مي كنند. تحقيقات نشان داده است بهره وري افرادي كه وظايف از پيش تعيين شده و مقرر دارند، نسبت به آنهايي كه در تعيين وظايف خود در جهت خود تحقق اهداف سازماني نقش دارند، كمتر است.

از بين بردن نگراني

افراد دچار نگراني هاي مختلفي ميشوند: نگراني از شكست فردي؛‌ نگراني از عدم موفقيت سازمان يا انتخاب مدير جديد براي آن ؛ نگراني از تجديد ساختار سازمان و از بين رفتن بعضي از مشاغل در آن، و يا نگراني از برخي پيامدهاي نامطلوب احتمالي در اثر تغييرات سازماني، هيچ يك از اين نگراني ها را بطور كلي برطرف كرد اما از طريق برقراري ارتباط كامل، صريح و بي پرده با افراد و گروهها مي توان تا حدي شدت آنها را كاهش داد. مديريت مرموزانه كه در آن ترس به عنوان ابزاري براي كنترل افراد استفاده مي شود، مي تواند موجب تشديد اين نگراني‌ها شود. نگراني را از خود دور كنيد، آنگاه متوجه خواهيد شد كه اعتماد، خوش بيني، و محبت بسيار اثربخش تر هستند.

تأكيد كنيد كه افراد باهم همكاري داشته باشند و آزادانه و بي پرده باهم ارتباط برقرار كنند.

نكاتي كه بايد بخاطر بسپاريد:

- دخالت خود را كمتر كنيد و بگذاريد سايرين هدايت كارها را بر عهده بگيرند. اينكار به شما و كاركنانتان اعتماد به نفس بيشتري مي دهد.

-         بي اعتمادي شما نسبت به خودتان به ساير افراد گروه سرايت مي كند. اجازه ندهيد كه كسي متوجه عدم اعتماد به نفس شما شود.

-         عدم قاطعيت هميشه موجب تضعيف روحيه مي شود.

-          به سرعت و در كمال صداقت افراد را در جريان موفقيت هاي سازمان قرار دهيد.

برقراري ارتباط شفاف

ارتباط فرايندي است كه در همه حال، گاه بصورت سازمان دهي شده و گاه به شكل اتفاقي؛ در حال انجام شدن است. بنابراين سعي كنيد با صادق بودن، بي پرده صحبت كردن، و در دسترس همگان بودن، كيفيت ارتباطات را بالا ببريد. فراموش نكنيد كه برقراري ارتباط كامل(بصورت رسمي يا غير رسمي) هيچ وقت امكان پذير نيست.

كارهايي كه بايد انجام دهيد:‌

1-   بدون توجه به مقام و موقيعت كاركنان با تك تك آنها قرار ملاقات بگذاريد.

2-   تا مي توانيد با افراد حرف بزنيد و از آنها قدرداني كنيد.

3-   در جلسه هايي كه خارج از سازمان تشكيل مي شوند با همه اعضاي گروه مقابل صحبت كنيد، نه فقط بارئيس آنها.

4-    اگر مي خواهيد با يكي از كارمندان خود صحبت كنيد، بجاي استفاده از تلفن، ترتيبي بدهيد كه حضوراً بااو ملاقات داشته باشيد.

شايعه و غيبت

افراد در محل كار خود شبكه‌هاي اجتماعي به وجود مي آورند و همانند تمامي گروههاي انساني با يكديگر تعامل دارند. آنها برخوردهاي غير رسمي مانند چاي يا قهوه خوردن با يكديگر و گپ زدن را دوست دارند و گاهي اوقات غيبت هم مي كنند. بعضي از مديران نسبت به غيبت و شايعه بدگمان هستند و نگرانند كه مبادا اطلاعات غير دقيق، نسنجيده، و نگران كننده در سازمان پخش شود. اما آنها مي توانند اين محافل شايعه و غيبت را با «شايعات» درست و مورد نظر خود تغذيه كنند. شما مي توانيد از طريق دادن اطلاعات سريع و به موقع درمورد موضوعاتي كه به كاركنان مربوط مي شود، اثرات مخرب شايعه را خنثي كنيد. اغلب اوقات تشكيل جلسه‌هاي غير رسمي بهترين راه پي بردن به افكار و عقايد كاركنان است. بنابراين در اين قبيل جلسه ها شركت كنيد.

در تكذيب شايعات نادرست سرعت عمل به خرج دهيد.

اطمينان حاصل كنيد كه حضور همه افراد حاضر در جلسه حتماً ضروري است.